J’ai scanné, je peux jeter le justif papier ?? 🗑️

Oui, cette question, je l’entends tout le temps !

Et la réponse est…

Ça dépend !

🤦🏻‍♀️ Une bonne réponse de Normande, tiens… (c’est normal, je le suis de naissance 😝)

Bref, explications :

✅ OUI, vous pouvez jeter le justif papier si votre archivage est « à valeur probante »

❌ Non, s’il ne l’est pas

Vous voilà bien avancé·e, hein 🤭

💡 Qu’est que l’archivage à valeur probante ?

C’est un processus d’enregistrement, de stockage et de restitution de documents électroniques, qui permet d’en garantir l’intégrité et la pérennité. Cela leur donne ainsi une valeur légale (et donc de preuve).

Concrètement, les 3 éléments de la valeur probante sont :

– l’authenticité : le document reçoit une « empreinte électronique unique » et il est horodaté. Cela permet d’en garantir son origine.

– l’intégrité : l’empreinte et l’horodatage permettent également de garantir que le document n’a pas été modifié et qu’il reste donc bien un « original ».

– l’intelligibilité : le document, une fois enregistré, doit pouvoir être lisible par tous. Via un pdf pour les humains et en format xml pour les machines.

En résumé, si la numérisation et le stockage numérique répondent aux exigences de l’administration fiscale, plus besoin du papier.
Dans tous les autres cas, c’est le papier qui continue de faire foi.

Si vous utilisez un logiciel de facturation, une GED* ou tout autre solution de stockage, interrogez votre fournisseur pour savoir si l’archivage qu’il propose est à valeur probante ou pas.
S’il ne l’est pas (encore), pas de panique, beaucoup sont en train de se mettre en conformité, en prévision de l’obligation de facturation électronique. On en reparlera.

🎤 Ça se passe comment la numérisation des documents chez vous ? Et la gestion du papier ?
On en parle si vous voulez !

* GED = Gestion Electronique de Documents