“Je déteste prendre des notes en réunion.” 😬

“Je déteste prendre des notes en réunion.” 😬

Ça, c’est ce que m’a dit un prospect pendant un rendez-vous découverte.

Et comme je le comprends !

Moi aussi je déteste prendre des notes.
Surtout en RV Découverte.
Parce que, quand on prend des notes frénétiquement, on ne peut pas être en écoute active. 🤷🏻‍♀️

Alors je lui ai parlé de deux outils que j’ai testés, pour prendre des notes en réunion.

✅ Les deux sont européens,
✅ Utilisent une IA européenne,
✅ Sont strictement conforme au RGPD,
✅ Présentent toutes les garanties de sécurité.

🟠 Noota : outil français qui propose une version gratuite, certes limitée mais qui fait le job (et avec le même niveau de sécurité que les autres formules)

🟠 Leexi : outil belge qui n’a pas de version gratuite. En revanche, l’offre de base est hyper abordable.

💡 Les critères de choix ?

– L’ergonomie, en fonction de vos préférences d’utilisation
Par ex : les modèles de rapport ne sont pas gérés de la même façon, l’interface n’est pas du tout présentée pareil…

– La qualité des comptes-rendus
D’un outil à l’autre, la compréhension de votre activité, du vocabulaire ne sera pas forcément la même. Vous verrez tout de suite le niveau d’inexactitude de part et d’autre après quelques heures de test.

– Les besoins
Par ex : Leexi enregistre systématiquement la vidéo et l’audio et propose le partage de la vidéo. Noota laisse le choix. Noota propose une scorecard de l’ambiance de la réunion…

Bref, les 2 sont excellents et présentent quelques différences. Alors testez-les !

Au fait… j’insiste : outils et IA européennes, strictement conforme au RGPD.
Pourquoi ?

Parce qu’un outil en règle, c’est certes indispensable, mais pas suffisant, pour que VOUS et votre entreprise soyez en règle vis-à-vis du RGPD.

💡 La voix est en effet une donnée personnelle protégée par le RGPD et il est de votre ressort de :
– Obtenir le consentement des participants à chaque fois.
– Vérifier les usages qui sont fait des enregistrements
– Protéger les données et les supprimer dans les temps

👍🏻 Bien encadrés et bien gérés, ces outils sont un vrai atout business et font gagner un temps considérable.

👎🏻 A l’inverse, de mauvaises pratiques peuvent entrainer une perte de confiance, des fuites de données, des plaintes… et une mauvaise réputation.

Alors voici 5 bonnes pratiques à mettre en place pour sécuriser votre business :

✅ Informer et recueillir le consentement des participants avant tout enregistrement.
✅ Paramétrer l’outil correctement (gestion des accès, pas d’enregistrement systématique…).
✅ Respecter les durées de conservation (6 mois pour les enregistrements, 1 an pour les transcriptions).
✅ Vérifier la conformité de vos outils.
✅ Et si vous en avez, sensibiliser vos équipes aux bons usages.

Si vous ne vous êtes pas déjà posé la question de la conformité RGPD de vos outils, c’est le moment de mettre en place ces bonnes pratiques ! 😉

PS : Article non sponsorisé et sans lien d’affiliation. Inspiration : newsletter Dipeeo, le DPO externe qui fait du RGPD votre allié business.